ترجمة

الحماية من الفقدان : اضرار الماء والنار ، العوامل البايولوجية والسرقة والتخريب*

HEAD OF CONSERVATION MINNESOTA HISTORICAL SOCIETY
بقلم : شيرلين اودجن رئيس جمعية الصيانة التاريخية في منيسوتا
ترجمة :  ناهد فاضل ـ  دار الكتب والوثائق، الارشيف الوطني

ان توفير افضل حماية للمجموعات الارشيفية والمكتبية من اسباب الفقدان المالوفة هو مبدأ رئيس للعناية الوقائية وستساعد الارشادات والنصائح ادناه في حماية هذه المجموعات :

 اضرار الماء والنار

ان افضل طريقة للتعامل مع اضرار الماء والنار هو الاستعداد لها يعد الاستعداد للطوارئ عنصرا مهما لتخطيط وقائي شامل لذا لابد ان تغطي خطة الاستعداد هذه كل المخاطر بضمنها الماء والنار التي تقدم تهديدا منقولا للمجموعات وتمكننا خطة منظمة ومكتوبة رسميا من الاستجابة بفعالية وبسرعة للحالة الطارئة وبذلك يقل الخطر والضرر على المبنى وما يحويه من موظفين ومجموعات ورقية . ويجب ان تحتوي خطة كهذه على اجراءات الوقاية والاستعادة وان تشمل التدريب ايضا ، مثلاً ،  لابد ان يطلع الملاك على الموقع وان يتعلم عملية غلق صمامات انابيب المياه في البنى حيث توجد المجموعات وان يستعرض المسؤولون مع الملاك المختص بانتظام سنويا على الاقل، الخطة التي تضم قوائم بالخطوات الواجب اتخاذها عند حدوث كارثة ومصادر المساعدة والامدادات التي قد تكون مطلوبة ولانبالغ اذا قلنا ان من المهم الاحتفاظ بخطة مكتوبة اذ في خضم الاضطراب والارتباك الذي يصاحب الحالة الطارئة تنسى الخطوات والمصادر بسهولة ، عليه فان احتمالية التغاضي عن معلومات مدونة اقل ترجيحا ويمكن هدر وقت ثمين خلال هذه الحالات لوكان الملاك غير ملم باساليب الاستعادة ،  لذا فان من الضروري توزيع نسخ لهذه الخطة بين الموظفين المسؤولين عن الوكالة والاستعادة الطارئة والاحتفاظ بنسخ منها خارج وداخل المبنى حيث توجد المواد الورقية . ان الحماية من اضرار الماء امر اساسي لحفظ المواد المكتبية والارشيفية اذ يمكن لاقل حادث مثل تسرب الماء من انبوب ان يلحق ضررا شاملا بالمجموعات يتعذر اصلاحه لذا لابد من اتخاذ بعض التدابير الوقائية منها تفقد اغطية السقوف والحشوات المعدنية التي تمنع التسرب والتي تغطي بعض زوايا المباني بانتظام وتصليحها او تبديلها عند الحاجة وتنظيف المرازيب وانابيب تصريف المياه الزائدة بشكل متكرر وعدم خزن المواد الورقية تحت انابيب المياه والبخار والمرافق الصحية ومعدات تكييف الهواء او مصادر اخرى للماء ، يجب خزن المواد الورقية على رفوف تبعد عن الارض مسافة 4 انجات على الاقل وليس على الارض مباشرة وعدم الخزن في السراديب اوفي اماكن اخرى حيث يكون تهديد الفيضان كبيرا وإذا توجب خزن المجموعات في اماكن معرضة للفيضان فلابد من نصب اجهزة انذار حاسة للماء لضمان كشف سريع .

يمكن لاضرار النار ان تكون اكثر خطورة من اضرار الماء اذ حتى لو تنقذ المجموعات الورقية فمن المحتمل ان تتفحم وتغطى بالسخام وتصبح هشة من جراء تعرضها لحرارة عالية وتترطب بسبب الماء المستخدم لاطفاء النار وتتعفن وتفوح منها رائحة الدخان وبالرغم من تعدد طرق واساليب اخماد النار الا انه لابد ان يكون لكل مؤسسة اسلوبا واحدا على الاقل تعمل به حينما تضطرها الظروف لذلك . ومع ان انظمة رذاذ الماء المتوفرة تجاريا تبشر بخير الا ان المرشات الاوتوماتيكية تعتبر الان من قبل المكتبيين والارشيفيين والمختصين في مجال السلامة من اخطار الحريق الاسلوب الافضل لحماية المكتبات والارشيفات من النار . يعتمد افضل نوع لنظام المرشحة على اهداف المؤسسة التي قبل القيام بالاختبار يجب ان يستشير ملاكها المسؤول مهندسا مختصا في السلامة من اخطار الحريق وملما بالمكتبات والارشيفات وبالتطورات الجارية في الميدان واستعراض كل المطبوعات التي تصدرها الوكالة القومية للحماية من اخطار الحريقNFPA  ومقرها كونيي ، ماساشوستين حتى مؤخرا كان النظام الاوتوماتيكي المعمول به لحماية مجموعات القيمة الخاصة التي قد تتضرر بسبب الماء المتسرب من نظام المرشحة بصورة يتعذر معالجتها ، هو استخدام غاز الهالون الذي يحتوي على الكلوروفلوروكاربونات الذي يحظر استخدامه عموما الان بسبب تاثيره الضار على البيئة ويجري الان تطوير اساليب اخرى لاخماد الحرائق التي تصيب هذه المجموعة . يجب ان توجد في كل مكان خزن واستخدام على الاقل مطافئ حريق يسهل حملها من النوع الكيميائي الجاف ABCالتي لابد من تدريب مجموعة من الموظفين على استعمالها وان يتم بانتظام فحص وصيانة انظمة اخماد الحريق حسب مواصفات تصنعها الشركة المصنعة . يجب تجهيز كل المستودعات التي تأوي موادا مكتبية وارشيفية بنظام انذار وكشف الحريق مرتبط بقسم الاطفائية المحلية او بجهاز مراقبة لـ24 ساعة ، هناك بضعة انواع من انظمة الانذار والكشف ويعتمد اكثرها ملائمة على عوامل تخص المؤسسة التي تستخدمها مثل تركيب المبنى واستخدامه واهمية مايحويه ولابد من استشارة مهندس السلامة الذي يملك معرفة بمشاكل الحريق وبمختلف انظمة الانذار والكشف التي لابد من اختبارها وصيانتها بانتظام طبقا لمواصفات المصنع ولاجل تطوير برنامج السلامة من اخطار الحريق يجب ان يكون هناك تعاون بين موظفي المؤسسة وقسم الاطفائية المحلية .

ان من الضروري ابعاد كل مصدر خطر للحريق والقيام بتفتيش دقيق وتدريب مجموعة موظفين على اجراءات الاخلاء.

العوامل البايولوجية

يعتبر العفن والقوارض والحشرات من العوامل البايولوجية الاولية التي تسبب الضرر بالمجموعات المكتبية والارشيفية مع ان الكلاب والقطط والطيور ايضا تسبب الضرر لتلك المواد ، والانسان غير مستبعد عن ذلك ويمكن لضرر العفن ان يقدم تهديدا خطيرا لاسيما للمؤسسات التي تقع في مناخ حار ورطب او قرب مصدر كبير للماء حيث الرطوبة العالية ، ولان سبورات العفن موجودة دائما في البيئة لابد من اتخاذ اجراءات لتفادي حدوثه واهمها الحفاظ على مستويات مناسبة لدرجة الحرارة والرطوبة النسبية وتهوية جيدة واماكن خزن نظيفة وخالية من اكداس المواد المتراكمة ، يجب ان لاتتعدى درجة الحرارة الـ 70 مئوية والرطوبة النسبية الـ 50 مئوية ، اذ كلما ترتفع درجة الحرارة وتزداد الرطوبة النسبية يكون خطر العفن اكبر وفي حال حدوث طارئ يتعلق بالماء والفيضان مثلا لابد من معالجة المواد المبللة فورا قبل تطور العفن . عند ظهور العفن تعزل المواد المصابة عن المجموعة ويجب ارتداء القفازات والكمامات عند معالجة المواد المتعفنة التي يتوجب تجفيفها تماما وازالة العفن منها حال جفافها وفي الظروف الاستثنائية يجب ان يطلب المرمم النصيحة في ما يتعلق بافضل طريقة للقيام بهذا . ان المواد المكتبية والارشيفية عامل فاتح لشهية القوارض والحشرات ،عليه لابد من اتخاذ كل الخطوات الممكنة للسيطرة عليها ، وتجذب القوارض والحشرات بقايا الطعام واكداس المواد المتراكمة لذا يجب عدم السماح بتراكم المواد والغبار والاوساخ ويجب ابقاء اماكن الخزن نظيفة طوال الوقت وعدم تناول الاطعمة والمشروبات في الاماكن التي تحتوي على مجموعات ورقية لاسيما امكنة الخزن ، اذ لابد من تناول الاطعمة والمشروبات في غرفة خاصة لهذا الغرض تقع بعيدا عن هذه المجموعات قدر الامكان ويجب تنظيف اوعية القمامة ونقل الاخيرة يوميا بعيدا عن المبنى .

تشجع درجة الحرارة المرتفعة والرطوبة النسبية العالية ايضا نشاط القوارض والحشرات لذا يجب ابقاء النوافذ والابواب والفتحات موصدة قدر الامكان لمنع دخولها وصيانة المباني لان الصدوع فيها تعد نقاطا اخرى للدخول وتشذيب العشب والمزروعات مسافة 18 انج عند أي مبنى يحتوي مجموعات ورقية وفحص او تفتيش كل المواد الداخلة الى المبنى مثل المجموعات الورقية الجديدة والمجموعات التي اعيدت بعد اعارتها وكل المعدات والتجهيزات ومواد الرزم واخيرا لابد من تنفيذ برنامج موحد لمعالجة الحشرات والقوارض . عند اكتشاف وجود قوارض لابد من القيام بعمل سريع ، و تتوفر تجاريا بعض انواع من الفخاخ للامساك بها غير ان تأجير شخص محترف للقيام بهذه العملية مستحسن لسلامة الملاك العامل . وفي حالة الحشرات لابد من عزل المواد المصابة وما يجاورها عن بقية المجموعة الورقية ويجب معرفة نوع الحشرة لان هذا سيساعد في ابادتها وقد يساعد في تجديد مصدر الاصابة وعدم رش مبيدات سبري على المجموعة اذ قد تتاثر بالمواد الكيميائية ويعتبر التجميد اسلوبا اخر لمعالجة مواد ورقية مصابة ، وهواسلوب يفضل اتباعه دائما لانه يتحاشى استخدام مواد كيميائية سامة وتوجد اساليب اخرى للمعالجة مثل التعقيم بالتبخير او التطهير غير الكيميائي باستخدام اسلوب تعديل البيئة او الجو . عند الاصابة يفضل الاتصال بشخص محترف في مجال الصيانة للتزود بمعلومات جديدة.

السرقة والتخريب

نظرا للقيمة العالية للمواد الارشيفية والمكتبية لابد من توفير حماية مناسبة لها من السرقة والتخريب ويمكن لهذه الحماية ان تتراوح في التعقيد من اقفال بسيطة الى انظمة سلامة معقدة وعموما لابد من حماية المجموعات القيمة الدائمة عند غلق ابواب المبنى امام العامة وافضل طرق الحماية توفير اجهزة انذار للاقتحام ومكتشفات حركة داخلية مرتبطة بقسم الشرطة المحلية او بوكالة مراقبة خارجية لـ 24 ساعة . خلال ساعات العمل يفضل وجود مخرج/ مدخل واحد فقط يستخدم من قبل الموظفين والباحثين على حد سواء ووضع اجهزة انذار على كل الابواب الاخرى بحيث يمكن كشف استخدام غير مخول وغلق النوافذ بشكل محكم وتحديد استخدام مفاتيح المبنى ومفاتيح الاماكن حيث تحفظ مواد القيمة الخاصة والاحتفاظ بقائمة للاشخاص الذين يحتفظون بالمفاتيح التي يجب تسليمها الى عند مغادرتهم المؤسسة وتقييد سبل الوصول الى اماكن الخزن وان يرافق احد منتسبي هذه الاماكن الباحث عند دخوله لها.

لابد من مراقبة استخدام استخدام المواد المكتبية والارشيفية من قبل الباحثين وان لايترك الباحث لوحده . مثالياً ، يجب ان تكون هناك قاعة للمطالعة منفصلة عن اماكن خزن الكتب وان تترك المعاطف والامتعة الشخصية بكل انواعها خارج تلك القاعات وان يسمح لهم باحضار ورقة وقلم فقط الى داخل القاعة وان يوقع الباحث في سجل خاص ويقدم هوية تترك عند الموظف المسؤول الذي تعاد اليه المادة المعارة ولاعداد سجل بالاستخدام ، يفضل الاحتفاظ بالاستمارات التي يملؤها الباحث عن استعارته مادة ضمن مجموعة خاصة ولابد من اعارة مادة واحدة الى الباحث ،  ولو طلب اكثر لابد من عد هذه المواد من قبل موظف الاعارة امام الباحث قبل وبعد الاستخدام وان يفحص هذا الموظف المواد المعارة هذه بشكل دقيق امام الباحث قبل وبعد الاستخدام لتثبيت دليل التخريب . تعاد الهويات الى الباحثين عند اعادة المواد المعارة الى الموظف المسؤول وعند التاكد من عدم وجود تخريب .

 عند اكتشاف ان موادا قيمة سرقت لابد من الاتصال بالشرطة او بشركة التأمين او بأي مؤسسة معنية وستكون حينها الحاجة مطلوبة الى طريقة لاثبات ملكية هذه المواد. ان وضع رموز على المادة نفسها للدلالة على الملكية قرارا يعود الى الوحي لذا لابد من الاحتفاظ في ملف خاص باوصاف مكتوبة وصور فوتوغرافية او نسخ فوتوغرافية عالية الجودة بتفاصيل هذه المواد.

 مركز الشمال الشرقي لصيانة الوثائق

NORTHEAST  DOCUMENT CONSERVATION CENTER

  ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

                                                             اعلى الصفحة